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केस स्टडी
पैकेजिंग और विनिर्माण

रिट्टर वर्पाकुंगेन जीएमबीएच

जर्मनी

रिट्टर वर्पाकुंगेन, एक अग्रणी पैकेजिंग समाधान प्रदाता, ने पूरी तरह से स्वचालित दस्तावेज़ प्रसंस्करण के साथ अपनी ऑर्डर-टू-कैश प्रक्रिया में क्रांति ला दी।

70%
समय बचाया
500+
ऑर्डर/दिन
99.5%
सटीकता
2 एफटीई
बचाया

दुनिया भर की अग्रणी कंपनियों का भरोसा

रिट्टर वर्पाकुंगेन जीएमबीएच

स्थिति

रिट्टर वर्पाकुंगेन प्रतिदिन 500 से अधिक ऑर्डर संसाधित करता है, प्रत्येक कई दस्तावेज़ उत्पन्न करता है: ऑर्डर पुष्टिकरण, उत्पादन ऑर्डर, डिलीवरी नोट और चालान। इस दस्तावेज़ मात्रा का मैन्युअल प्रबंधन महत्वपूर्ण प्रशासनिक संसाधनों का उपभोग कर रहा था।

ऑटोमोटिव और खाद्य उद्योगों में कड़ी डिलीवरी शेड्यूल और मांग वाले ग्राहकों के साथ, दस्तावेज़ प्रसंस्करण में कोई भी देरी सीधे ग्राहक संतुष्टि और नकदी प्रवाह को प्रभावित करती थी।

लेखा टीम महीने के अंत की समय सीमा को पूरा करने के लिए अक्सर ओवरटाइम काम करते हुए, डिलीवरी नोट से चालान तक मैन्युअल डेटा प्रविष्टि पर प्रतिदिन 3+ घंटे खर्च करती थी।

हम केवल कागजी कार्रवाई को संभालने के लिए अतिरिक्त कर्मचारियों को काम पर रख रहे थे। हमारे कुशल कर्मचारी मूल्य-वर्धक कार्य के बजाय दोहराव वाले डेटा प्रविष्टि का काम कर रहे थे।

चुनौती & समाधान

चुनौतियां

  • 500+ दैनिक ऑर्डर जो साप्ताहिक हजारों दस्तावेज़ उत्पन्न करते हैं
  • डिलीवरी नोट से चालान तक प्रतिदिन 3+ घंटे मैन्युअल डेटा प्रविष्टि
  • मैन्युअल चालान निर्माण में लगातार त्रुटियां (2-3% त्रुटि दर)
  • नकदी प्रवाह को प्रभावित करने वाला विलंबित चालान
  • विवादों के दौरान डिलीवरी को ऑर्डर से मिलाने में कठिनाई

PaperOffice के साथ समाधान

  • डिलीवरी नोट और ऑर्डर से डेटा का एआई-संचालित निष्कर्षण
  • डिलीवरी पुष्टिकरण के आधार पर स्वचालित चालान निर्माण
  • ऑर्डर, डिलीवरी और चालान का बुद्धिमान मिलान
  • ऑर्डर जीवनचक्र के माध्यम से वास्तविक समय दस्तावेज़ ट्रैकिंग
  • अनुपालन के लिए पूर्ण ऑडिट ट्रेल के साथ स्वचालित संग्रह

कार्यान्वयन प्रक्रिया

सप्ताह 1-2
प्रक्रिया मानचित्रण
ऑर्डर-टू-कैश वर्कफ़्लो, दस्तावेज़ प्रकार और ईआरपी एकीकरण आवश्यकताओं का विश्लेषण।
सप्ताह 3-4
एआई प्रशिक्षण
कंपनी-विशिष्ट डिलीवरी नोट, चालान और ऑर्डर प्रारूपों पर एआई मॉडल को प्रशिक्षित करना।
सप्ताह 5-6
ईआरपी एकीकरण
निर्बाध डेटा प्रवाह के लिए मौजूदा ईआरपी प्रणाली के साथ द्विदिश एकीकरण।
सप्ताह 7-8
रोलआउट और अनुकूलन
निरंतर सटीकता निगरानी और मॉडल शोधन के साथ चरणबद्ध रोलआउट।

मापने योग्य परिणाम

70%
समय बचाया
500+
दैनिक ऑर्डर
99.5%
सटीकता
2 एफटीई
पुनर्नियोजित

पहले vs. बाद में

माप
पहले
बाद में
चालान प्रसंस्करण समय
3+ घंटे/दिन
< 30 मिनट/दिन
डेटा प्रविष्टि त्रुटियां
2-3%
< 0.5%
चालान चक्र समय
3-5 दिन
उसी दिन
दस्तावेज़ खोज
10-15 मिनट
तत्काल
प्रसंस्करण के लिए कर्मचारी
3 कर्मचारी
1 कर्मचारी (पर्यवेक्षण)

PaperOffice ने कुछ ही हफ्तों में हमारे दस्तावेज़ों का बैकलॉग समाप्त कर दिया। हमारी लेखा टीम अब डेटा एंट्री के बजाय विश्लेषण और ग्राहक सेवा पर ध्यान केंद्रित करती है। पहले ही तिमाही में ROI स्पष्ट था।

क्यों PaperOffice?

एआई डेटा निष्कर्षण
डिलीवरी नोट और चालान से 99.5% सटीक निष्कर्षण - प्रारूप या लेआउट की परवाह किए बिना।
ईआरपी एकीकरण
एसएपी, माइक्रोसॉफ्ट डायनेमिक्स और अन्य प्रमुख ईआरपी सिस्टम के साथ निर्बाध एकीकरण।
प्रक्रिया विश्लेषण
दस्तावेज़ प्रसंस्करण स्थिति और बाधा पहचान में वास्तविक समय दृश्यता।

अपने दस्तावेज़ प्रसंस्करण को स्वचालित करें

जानें कि PaperOffice निर्माण कंपनियों को मैनुअल दस्तावेज़ प्रबंधन समाप्त करने में कैसे मदद करता है।

आप PaperOffice को कहाँ आज़माना चाहते हैं?

Workspace और Playground कंप्यूटर के लिए बनाए गए हैं। ग्रिड, बैच प्रोसेसिंग और API प्लेग्राउंड को चौड़ाई और कीबोर्ड की आवश्यकता होती है।

कंप्यूटर पर वर्कस्पेस। फोन पर: कैप्चर और अनुमोदन।

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