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Business
मुद्रा विनिमय VAT सत्यापनकर्ता
समाधान
उद्योग के अनुसार
बैंक और वित्त बीमा कर सलाहकार और कानून फर्म उद्योग और उत्पादन व्यापार और रसद ऊर्जा और उपयोगिताएँ स्वास्थ्य सेवा और फार्मा रियल एस्टेट सार्वजनिक क्षेत्र
समस्या के अनुसार
दस्तावेज़ अराजकता जानकारी नहीं मिल रही है ज्ञान की हानि मैन्युअल डेटा प्रविष्टि प्रक्रियाएँ बहुत धीमी स्केलिंग असंभव बहुत अधिक त्रुटियाँ अनुपालन जोखिम समर्थन अधिभारित
प्रक्रिया के अनुसार
चालान प्रसंस्करण मेलरूम को डिजिटाइज़ करें ऑनबोर्डिंग अनुबंध प्रबंधन मानव संसाधन प्रक्रियाएँ Document Integrity Check रिपोर्टिंग और एनालिटिक्स आर्काइविंग और अनुपालन ग्राहक सेवा गुणवत्ता नियंत्रण
जोखिम के अनुसार
चालान धोखाधड़ी नकली दस्तावेज़ Document Integrity Check पहचान धोखाधड़ी VAT धोखाधड़ी खुफिया चालान में गणना त्रुटियाँ डेटा हेरफेर भुगतान धोखाधड़ी अनुपालन उल्लंघन गोपनीयता / GDPR ऑडिट गैप्स
दस्तावेज़ के अनुसार
चालान और रसीदें बैंक विवरण कर फॉर्म अनुबंध आईडी और दस्तावेज़ फॉर्म और आवेदन लिखावट वाले दस्तावेज़ तकनीकी दस्तावेज़ चिकित्सा दस्तावेज़
केस स्टडी
पैकेजिंग और विनिर्माण

रिट्टर वर्पाकुंगेन जीएमबीएच

जर्मनी

रिट्टर वर्पाकुंगेन, एक अग्रणी पैकेजिंग समाधान प्रदाता, ने पूरी तरह से स्वचालित दस्तावेज़ प्रसंस्करण के साथ अपनी ऑर्डर-टू-कैश प्रक्रिया में क्रांति ला दी।

70%
समय बचाया
500+
ऑर्डर/दिन
99.5%
सटीकता
2 एफटीई
बचाया

दुनिया भर की अग्रणी कंपनियों का भरोसा

विशेष DMS पार्टनर

एकमात्र आधिकारिक DMS

रिट्टर वर्पाकुंगेन जीएमबीएच

स्थिति

रिट्टर वर्पाकुंगेन प्रतिदिन 500 से अधिक ऑर्डर संसाधित करता है, प्रत्येक कई दस्तावेज़ उत्पन्न करता है: ऑर्डर पुष्टिकरण, उत्पादन ऑर्डर, डिलीवरी नोट और चालान। इस दस्तावेज़ मात्रा का मैन्युअल प्रबंधन महत्वपूर्ण प्रशासनिक संसाधनों का उपभोग कर रहा था।

ऑटोमोटिव और खाद्य उद्योगों में कड़ी डिलीवरी शेड्यूल और मांग वाले ग्राहकों के साथ, दस्तावेज़ प्रसंस्करण में कोई भी देरी सीधे ग्राहक संतुष्टि और नकदी प्रवाह को प्रभावित करती थी।

लेखा टीम महीने के अंत की समय सीमा को पूरा करने के लिए अक्सर ओवरटाइम काम करते हुए, डिलीवरी नोट से चालान तक मैन्युअल डेटा प्रविष्टि पर प्रतिदिन 3+ घंटे खर्च करती थी।

हम केवल कागजी कार्रवाई को संभालने के लिए अतिरिक्त कर्मचारियों को काम पर रख रहे थे। हमारे कुशल कर्मचारी मूल्य-वर्धक कार्य के बजाय दोहराव वाले डेटा प्रविष्टि का काम कर रहे थे।

चुनौती & समाधान

चुनौतियां

  • 500+ दैनिक ऑर्डर जो साप्ताहिक हजारों दस्तावेज़ उत्पन्न करते हैं
  • डिलीवरी नोट से चालान तक प्रतिदिन 3+ घंटे मैन्युअल डेटा प्रविष्टि
  • मैन्युअल चालान निर्माण में लगातार त्रुटियां (2-3% त्रुटि दर)
  • नकदी प्रवाह को प्रभावित करने वाला विलंबित चालान
  • विवादों के दौरान डिलीवरी को ऑर्डर से मिलाने में कठिनाई

PaperOffice के साथ समाधान

  • डिलीवरी नोट और ऑर्डर से डेटा का एआई-संचालित निष्कर्षण
  • डिलीवरी पुष्टिकरण के आधार पर स्वचालित चालान निर्माण
  • ऑर्डर, डिलीवरी और चालान का बुद्धिमान मिलान
  • ऑर्डर जीवनचक्र के माध्यम से वास्तविक समय दस्तावेज़ ट्रैकिंग
  • अनुपालन के लिए पूर्ण ऑडिट ट्रेल के साथ स्वचालित संग्रह

कार्यान्वयन प्रक्रिया

सप्ताह 1-2
प्रक्रिया मानचित्रण
ऑर्डर-टू-कैश वर्कफ़्लो, दस्तावेज़ प्रकार और ईआरपी एकीकरण आवश्यकताओं का विश्लेषण।
सप्ताह 3-4
एआई प्रशिक्षण
कंपनी-विशिष्ट डिलीवरी नोट, चालान और ऑर्डर प्रारूपों पर एआई मॉडल को प्रशिक्षित करना।
सप्ताह 5-6
ईआरपी एकीकरण
निर्बाध डेटा प्रवाह के लिए मौजूदा ईआरपी प्रणाली के साथ द्विदिश एकीकरण।
सप्ताह 7-8
रोलआउट और अनुकूलन
निरंतर सटीकता निगरानी और मॉडल शोधन के साथ चरणबद्ध रोलआउट।

मापने योग्य परिणाम

70%
समय बचाया
500+
दैनिक ऑर्डर
99.5%
सटीकता
2 एफटीई
पुनर्नियोजित

पहले vs. बाद में

माप
पहले
बाद में
चालान प्रसंस्करण समय
3+ घंटे/दिन
< 30 मिनट/दिन
डेटा प्रविष्टि त्रुटियां
2-3%
< 0.5%
चालान चक्र समय
3-5 दिन
उसी दिन
दस्तावेज़ खोज
10-15 मिनट
तत्काल
प्रसंस्करण के लिए कर्मचारी
3 कर्मचारी
1 कर्मचारी (पर्यवेक्षण)

PaperOffice ने कुछ ही हफ्तों में हमारे दस्तावेज़ों का बैकलॉग समाप्त कर दिया। हमारी लेखा टीम अब डेटा एंट्री के बजाय विश्लेषण और ग्राहक सेवा पर ध्यान केंद्रित करती है। पहले ही तिमाही में ROI स्पष्ट था।

क्यों PaperOffice?

एआई डेटा निष्कर्षण
डिलीवरी नोट और चालान से 99.5% सटीक निष्कर्षण - प्रारूप या लेआउट की परवाह किए बिना।
ईआरपी एकीकरण
एसएपी, माइक्रोसॉफ्ट डायनेमिक्स और अन्य प्रमुख ईआरपी सिस्टम के साथ निर्बाध एकीकरण।
प्रक्रिया विश्लेषण
दस्तावेज़ प्रसंस्करण स्थिति और बाधा पहचान में वास्तविक समय दृश्यता।

अपने दस्तावेज़ प्रसंस्करण को स्वचालित करें

जानें कि PaperOffice निर्माण कंपनियों को मैनुअल दस्तावेज़ प्रबंधन समाप्त करने में कैसे मदद करता है।