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समाधान
उद्योग के अनुसार
बैंक और वित्त बीमा कर सलाहकार और कानून फर्म उद्योग और उत्पादन व्यापार और रसद ऊर्जा और उपयोगिताएँ स्वास्थ्य सेवा और फार्मा रियल एस्टेट सार्वजनिक क्षेत्र
समस्या के अनुसार
दस्तावेज़ अराजकता जानकारी नहीं मिल रही है ज्ञान की हानि मैन्युअल डेटा प्रविष्टि प्रक्रियाएँ बहुत धीमी स्केलिंग असंभव बहुत अधिक त्रुटियाँ अनुपालन जोखिम समर्थन अधिभारित
प्रक्रिया के अनुसार
चालान प्रसंस्करण मेलरूम को डिजिटाइज़ करें ऑनबोर्डिंग अनुबंध प्रबंधन मानव संसाधन प्रक्रियाएँ Document Integrity Check रिपोर्टिंग और एनालिटिक्स आर्काइविंग और अनुपालन ग्राहक सेवा गुणवत्ता नियंत्रण
जोखिम के अनुसार
चालान धोखाधड़ी नकली दस्तावेज़ Document Integrity Check पहचान धोखाधड़ी VAT धोखाधड़ी खुफिया चालान में गणना त्रुटियाँ डेटा हेरफेर भुगतान धोखाधड़ी अनुपालन उल्लंघन गोपनीयता / GDPR ऑडिट गैप्स
दस्तावेज़ के अनुसार
चालान और रसीदें बैंक विवरण कर फॉर्म अनुबंध आईडी और दस्तावेज़ फॉर्म और आवेदन लिखावट वाले दस्तावेज़ तकनीकी दस्तावेज़ चिकित्सा दस्तावेज़
केस स्टडी
इंजीनियरिंग और तकनीकी सेवाएँ

हरमन जीएमबीएच इंजीनियरिंग

जर्मनी

औद्योगिक संयंत्र योजना में विशेषज्ञता रखने वाला एक अग्रणी इंजीनियरिंग कार्यालय, हरमन जीएमबीएच ने एआई-संचालित स्वचालन के साथ अपने दस्तावेज़-भारी वर्कफ़्लो को बदल दिया।

85%
तेज़ प्रसंस्करण
10,000+
दस्तावेज/परियोजना
30%
बचाया गया समय
आईएसओ 9001
प्रमाणित

दुनिया भर की अग्रणी कंपनियों का भरोसा

विशेष DMS पार्टनर

एकमात्र आधिकारिक DMS

हरमन जीएमबीएच इंजीनियरिंग

स्थिति

25 से अधिक वर्षों के अनुभव वाली एक मध्यम आकार की इंजीनियरिंग फर्म के रूप में, हरमन जीएमबीएच हजारों तकनीकी दस्तावेजों प्रति परियोजना से जुड़े जटिल औद्योगिक परियोजनाओं को संभालती है - सीएडी ड्राइंग से लेकर विनिर्देशों, प्रमाणपत्रों और पत्राचार तक।

इंजीनियरिंग टीम ने अपने समय का अनुमानित 30% दस्तावेजों की खोज, संस्करण-जांच और परियोजना फ़ाइलों को मैन्युअल रूप से व्यवस्थित करने में बिताया। कई वर्षों तक चलने वाली परियोजनाओं के साथ, दस्तावेज़ अखंडता बनाए रखना महत्वपूर्ण था लेकिन तेजी से मुश्किल होता जा रहा था।

जब एक प्रमुख ऑटोमोटिव ग्राहक को एक नई उत्पादन सुविधा परियोजना के लिए आईएसओ 9001 अनुपालन दस्तावेज़ प्रबंधन की आवश्यकता थी, तो हरमन जीएमबीएच को पता था कि उन्हें एक आधुनिक समाधान की आवश्यकता है।

प्रत्येक इंजीनियरिंग परियोजना 5,000-10,000 दस्तावेज उत्पन्न करती है। किसी ड्राइंग का सही संस्करण खोजने में 20 मिनट लग सकते थे - ऐसा समय जिसे हम ग्राहकों को बिल नहीं कर सकते थे।

चुनौती & समाधान

चुनौतियां

  • कई प्रारूपों (सीएडी, पीडीएफ, ऑफिस) में प्रति परियोजना 5,000-10,000 दस्तावेज
  • कई संशोधन चक्रों के साथ संस्करण नियंत्रण की दुर्दशा
  • विशिष्ट ड्राइंग के लिए 20+ मिनट का औसत खोज समय
  • ऑटोमोटिव ग्राहकों के लिए आईएसओ 9001 अनुपालन आवश्यकताएं
  • कार्यालय और निर्माण स्थल टीमों के बीच सहयोग संबंधी समस्याएं

PaperOffice के साथ समाधान

  • तकनीकी ड्राइंग और विनिर्देशों के लिए एआई-संचालित दस्तावेज़ वर्गीकरण
  • संशोधन इतिहास और तुलना के साथ स्वचालित संस्करण नियंत्रण
  • देशी सॉफ्टवेयर के बिना सीएडी फ़ाइल पूर्वावलोकन और मेटाडेटा निष्कर्षण
  • निर्माण स्थलों पर इंजीनियरों के लिए मोबाइल पहुंच
  • स्वचालित आईएसओ 9001 ऑडिट ट्रेल्स और दस्तावेज़ीकरण

कार्यान्वयन प्रक्रिया

सप्ताह 1
कार्यप्रवाह विश्लेषण
मौजूदा दस्तावेज़ प्रवाह, सीएडी वर्कफ़्लो और अनुपालन आवश्यकताओं का विस्तृत मानचित्रण।
सप्ताह 2-3
सिस्टम कॉन्फ़िगरेशन
तकनीकी दस्तावेजों के लिए कस्टम फ़ोल्डर संरचनाएं, मेटाडेटा स्कीमा और सीएडी एकीकरण सेटअप।
सप्ताह 4
डेटा माइग्रेशन
एआई-सहायता प्राप्त वर्गीकरण और टैगिंग के साथ 50,000+ मौजूदा दस्तावेजों का माइग्रेशन।
सप्ताह 5-6
प्रशिक्षण और गो-लाइव
टीम प्रशिक्षण, समानांतर संचालन अवधि और पूर्ण उत्पादन रोलआउट।

मापने योग्य परिणाम

85%
तेज़ प्रसंस्करण
10K+
प्रति परियोजना दस्तावेज
आईएसओ
9001 प्रमाणित
24/7
मोबाइल पहुंच

पहले vs. बाद में

माप
पहले
बाद में
दस्तावेज़ खोज समय
20 मिनट
< 30 सेकंड
संस्करण संघर्ष/माह
15-20
0
परियोजना सेटअप समय
2 दिन
2 घंटे
ऑडिट तैयारी
2 सप्ताह
1 दिन
रिमोट एक्सेस
केवल वीपीएन
सुरक्षित मोबाइल ऐप

PaperOffice ने हमारे काम करने के तरीके को बदल दिया। हमारे इंजीनियर अब इंजीनियरिंग में अपना समय बिताते हैं, न कि दस्तावेजों की तलाश में। अकेले आईएसओ अनुपालन सुविधाओं ने हमें ऑडिट तैयारी के हफ्तों बचाए।

क्यों PaperOffice?

सीएडी एकीकरण
ऑटोकैड, सॉलिडवर्क्स और अन्य सीएडी प्रारूपों के लिए देशी पूर्वावलोकन और खोज, अतिरिक्त सॉफ्टवेयर के बिना।
आईएसओ अनुपालन
आईएसओ 9001/14001 प्रमाणन के लिए अंतर्निहित ऑडिट ट्रेल्स, संस्करण नियंत्रण और दस्तावेज़ीकरण।
संस्करण नियंत्रण
दृश्य तुलना, अनुमोदन वर्कफ़्लो और परिवर्तन ट्रैकिंग के साथ स्वचालित संस्करण।

अपने इंजीनियरिंग कार्यालय को आधुनिक बनाएं

जानें कि PaperOffice इंजीनियरिंग फर्मों को तकनीकी दस्तावेज़ीकरण को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने में कैसे मदद करता है।