I artikeln nedan visar vi dig hur du kan öka din operativa effektivitet, minska mänskliga fel genom ökad noggrannhet, sänka dina nuvarande kostnader, maximera ditt kontorsutrymme, upprätthålla dataintegritet och förbättra datasäkerheten.
Vi listar fördelarna med PaperOffice dokumenthanteringssystem åt dig, och hur du kan garantera dina kostnadsbesparingar på upp till 92 % tack vare användningen av ett DMS.
Vi förklarar också vad reguljära uttryck (regex) är och listar konkreta REGEX-applikationsexempel i den andra delen av denna artikel.
Du kommer att lära dig hur de kan hjälpa dig att snabbt, effektivt och utan manuell inmatning extrahera den data du behöver från dina dokument.
Tre magiska bokstävers teknik - OCR
Vad betyder OCR egentligen och vad används det till?
Optisk teckenigenkänning (OCR) används nu brett för att extrahera information från olika dokument, såsom kvitton, för att digitalisera fysiska pappersdokument och effektivisera arbetsflödet för dokumenthantering.
Användningen av OCR-textigenkänning ger företag en stor fördel eftersom det kan hjälpa till att automatisera dokumentbearbetning, en process som spelar en betydande roll i vilken bransch som helst.
OCR, förkortning för Optical Character Recognition, gör att en mjukvaruprodukt kan känna igen och extrahera text från en digital bild. Det är till exempel avgörande för att läsa och analysera skannade dokument.
Även om kvitto-OCR är praktiskt när företag hanterar stora mängder kvitton dagligen, räcker enbart en OCR-kvittoavläsare inte för att ge tillräckligt korrekta resultat.
Ett dokumenthanteringssystem bör användas för detta, som redan har en omfattande OCR-funktion inbyggd som standard, till exempel PaperOffice DMS.
PaperOffice utför OCR-textigenkänning för varje dokument, indexerar hela textinnehållet och erbjuder tack vare den integrerade avancerade sökningen det troligen mest kraftfulla DMS-sökverktyget i världen.Utan något arbete!
Fördelar med digitalisering
Nästan alla som har sysslat med ämnet kostnadsminskning i ett företag har säkert stött på den tekniska termen "digitalisering".
Typiskt sett förvaras alla företagets kvitton på ett ställe. Dokumentbearbetningen startar först efter några dagar. Att digitalisera dem manuellt innebär att hitta relevant information, mata in den i ett kalkylblad, kontrollera att uppgifterna är korrekta, och sedan gå vidare till nästa, tills du äntligen har digitaliserat högar av fakturor och andra dokument.
Du kanske till och med behöver ta ett extra steg för att ladda upp kalkylbladet till olika system för drift- eller bokföringsändamål.
Låter hemskt, eller?
Med ett dokumenthanteringssystem som redan har automatiserad textigenkänning inbyggd kan du reducera processen från timmar eller till och med dagar till bara några minuter.
När mallen och de önskade specifika datafälten har konfigurerats extraheras informationen från enskilda dokument eller dokumentbatchar.
Extensiv dokumentinformation lagras därefter, dokumentet märks och kan tack vare den utlästa informationen vid behov automatiskt kopplas till en lagrad kontakt.
Du behöver bara digitalisera filerna genom att skanna dem eller ta emot dem digitalt från början, till exempel via e-post, och spara dem i PaperOffice.
Dokumenthanteringssystemet sköter resten åt dig.
Tips
För övrigt finns det en särskild artikel om ämnet "De 10 viktigaste fördelarna med att digitalisera pappersdokument":
Minska mänskliga fel genom högre noggrannhet
Att utföra repetitiva uppgifter, såsom manuell datainmatning, kan vara ganska tråkigt och försämra datakvaliteten när anställda blir trötta eller distraherade och alla siffror och ord glöms bort eller blandas ihop.
Dessutom representerar faktorn "åtkomst- och användarrättigheter" också en begränsad grupp, eftersom inte alla anställda i ditt företag har rätt att se dina företagsdata och information.
För en mjukvara som inkluderar automatisk textigenkänning är det aldrig svårt att hålla fokus; den kan känna igen texter, se känslig data, extrahera dem och organisera utdata med hög noggrannhet utan att "läcka" företagshemligherna.
Särskilt i dessa svåra tider är det mycket viktigt för alla företag att stärka den konkurrenskraften hos företaget genom att göra det papperfritt. Skapa digitala lösningar och se till att anställda också kan arbeta flexibelt hemifrån i hemmakontoret. I slutändan måste företaget hänga med i den digitala åldern och genomföra övergången till ett papperfritt kontor..
Sänk kostnaderna och maximera kontorsytan
Manuell datainmatning kan vara mycket arbetsintensivt, och ju fler kvitton du måste behandla, desto högre blir dina personalkostnader. Dessutom kan det finnas några extra kostnader relaterade till datafel på grund av mänskliga misstag.
Genom automatiserad bearbetning och läsning av data med artificiell intelligens (AI) kan ett dokumenthanteringssystem som PaperOffice DMS hjälpa dig att minska dessa kostnader och samtidigt frigöra kontorsyta, eftersom du inte behöver anställa ytterligare personal för att manuellt digitalisera kvitton eller lagra högar med kvitton på ditt kontor.
Behåll dataintegriteten och förbättra datasäkerheten.
Även om både digitala filer och fysiska pappersdokument kan gå förlorade eller skadas på grund av fysiska, miljömässiga eller tekniska risker, slösar de flesta organisationer fortfarande tid med att lagra allt i fysiska arkiv och använda lokal eller molnlagring för digitala register.
Tips
För övrigt finns det en särskild artikel om ämnet sparande i molnet och varför vi inte rekommenderar denna lagringsmetod:
Tack vare PaperOffice lagras alla dina dokument direkt i databasservern på din egen server, vilket ger dig fullt och obegränsat kontroll över all data. Du behöver inte konfigurera en server, eftersom PaperOffice tar hand om alla andra steg för dig efter installationen.
Eller använd ditt Synology- eller QNAP-NAS och hantera alla dina kvitton på din egen NAS-enhet! Vi listar 7 åtgärder för att få ut det mesta av ditt Synology-NAShär för att lära dig mer om det.
Revisionsäkerhet måste garanteras
Dessutom blir dataskydd och åtkomsthantering enklare så fort kvittona har digitaliserats med PaperOffice, eftersom datan är högt säkert krypterad och arkiverad i din databas på ett revisionsäkert sätt, vilket ingen annan än du kan komma åt.
PaperOffice versionerar automatiskt varje ändrat dokument, skapar en skuggkopia och sparar den separat så att du alltid kan öppna önskad version igen.
Vi beskriver hur du kan säkerställa versionering och revisionsäkert dokumentarkiv.
Tips
På ämnet"Revisionsäkert och GoBD-kompatibel versionering av dokument med PaperOffice-dokumenthantering" finns det också en video på YouTube som förklarar denna process på ett begripligt sätt:
Vilka är utmaningarna vid digitalisering av dokument med OCR?
När du extrahera data med OCR-textigenkänning finns det vissa utmaningar som måste beaktas. Fakturautseenden varierar kraftigt eftersom varje företag har sitt eget format.
För att dina kvitton ska kunna läsas korrekt har PaperOffice automatisk dokumentigenkänning med hjälp av artificiell intelligens (AI) som heter PIA.
PIA använder specialiserade algoritmer och igenkennungstekniker.
PIA har ett omfattande, integrerat ordbok som automatiskt känner igen felaktigt igenkända termer, jämför dem och ersätter dem med korrekta. Du kan alltid vara säker på att korrekt textigenkänning har sparats för ditt dokument.
Läsning av relevant dokumentinformation
Relevant dokumentinnehåll såsom datum, belopp, dokumenttyper, nyckelord och dokumentdata känner intelligent igen, extraheras och används för indexering. Dessutom söks och extraheras dokumentinformation som är relevant för dokumentet, såsom nettosumma, bruttosumma, momsats och dokumentvaluta. Denna intelligenta igenkänning av data sker helt automatiskt med PaperOffice.
Tyvärr finns det många faktorer under skanningsprocessen av pappersdokument som kan påverka bildkvaliteten, såsom: t.ex. inriktning, veck, teckenstorlekar, ljusstyrka, handskrivna texter och mer. Detta försämrar kvaliteten på textigenkänningen och de lästa data. Det kan innebära att dokumentmallar som redan har tränats in inte känns igen eller att dokumentinnehåll inte sparas korrekt.
Här kommer regular expressions in i spel.
Regular expressions (regex) är ett fantastiskt sätt att söka efter exakta värden i text.
Vi förklarar i detalj hur du kan använda regular expressions med hjälp av explicita exempel i den andra delen av artikeln.
Att komma igång är enklare än du tror.
Är du fortfarande orolig för att det inte ska lyckas? Läs fallstudier från våra kunder om PaperOffice-integrationen i ditt företagsliv och övertyga dig själv om enkelheten, eller ansök helt enkelt om en testinstallation.
Vem passar ett papperfritt kontor för?
Det snabba och enkla svaret på frågan är: för varje företag. Alla branscher och storlekar gynnas av ett papperfritt kontor, från små och medelstora företag till stora bolag. Omvandlingen är dock särskilt värdefull för små och medelstora företag: Minskningen av bearbetningsinsats och kostnader frigör den budget som krävs för ytterligare tillväxtmotorer.
Kan jag använda en molnbaserad DMS-leverantör för mitt papperfria kontor?
Nej. En annan faktor som har legat alla på läpparna sedan GDPR trädde i kraft senast 2018 är dataskydd. DMS-lösningar och DMS-programvara används för att bearbeta, hantera och lagra dokument som ofta innehåller känslig persondata. Vid överträdelser av GDPR föreskriver lagstiftaren höga böter.
-
Fördelarna rättfärdigar ansträngningen och kostnaderna
Att arbeta digitalt och ta gamla dokument in i den nya eran kommer att vara den bästa nyckelinvesteringen för att spara en otrolig mängd tid, pengar och nerver i framtiden. -
Du behöver någon som kan
Du behöver inte ha egen IT-specialist för att dra nytta av alla fördelar med digitaliseringen.
Det du behöver är rätt partner vid din sida som tack vare sin erfarenhet kan implementera exakt det du behöver. Undvik skrämselpropaganda och välj istället testpositioner snarare än färgglada PowerPoint-presentationer utan att verkligen ha testat det. -
Hårdvaran finns oftast redan tillgänglig
Erfarenheten har visat att nästan varje verksamhet, företag och organisation har en stor kopieringsmaskin som inte utnyttjar sin potential. Dessa enheter älskar massinskanning, är tåliga mot häftklamrar och kan vara grunden för ett digitalt start utan investering i skanner. -
Billigare än väntat med rätt DMS
Undvik kostnadsgropar med DMS/ECM-system där du är maktlös gentemot tillverkarna. Gör inga kompromisser när det gäller dina egna administrationsmöjligheter, såsom att lära in dokument och göra inställningar själv. Om du behöver hjälp hjälper tillverkaren gärna till, men behåll din oberoende. -
Digital automatisering är framtiden
Processer kommer att vara helt identiska i framtiden, men fullt automatiserade.
Faktura inkommer? Arbetsflödet aktiveras och allt går enligt dess definierade väg.
Sök igenom alla 1000 mappar? Inget problem, eftersom du har din egen Google!
